Referat fra bestyrelsesmøde 04.10.2016
Dagsorden
1. Valg af referent og godkendelse af sidste referat
Referat godkendt;
bestyrelsesmøde af 17. august 2016.
Ronnie skriver referat.
2. Post og meddelelser
Foreningen har ikke modtaget noget post i perioden.
3. Salg og udlejning
Veronika værelse #7-8 har overtaget værelse #1
Sebastian Maor Schou Shimon overtager værelse #7-8, lejer fundet via venteliste
Malene værelse #9 er endnu ikke fraflyttet sit lejemål, den nye lejer Johan Ehlers, er fundet via venteliste.
4. Klara Kluk
Bestyrelsen har underskrevet indtrædelsesrets- & ejer-erklæring ang. lejemålet Klara Kluk på nuværende betingelser. Da allongen er en helt almindelig allonge om afståelse - og da de ikke ønsker andet, havde vi ikke andre muligheder end at underskrive. Bestyrelsen ønsker et godt samarbejde med den nye lejer og arrangerer efter overtagelsen et møde parterne i mellem.
5. Altaner
Forundersøgelsen fra altangruppen er tilendebragt. Det videre forløb for projektet er sat på stand-by til efter den ekstraordinære generalforsamling.
6. Ekstraordinær generalforsamling / Vedligeholdelsesplan
Bestyrelsen arbejder videre på at opstille to forskellige alternativer til afstemning på ekstraordinær generalforsamlingen. Foreløbigt er alternativerne følgende:
1 | Renovering af tag, naturskiffer Renovering af facade mod gård og gade Udskiftning af vinduer mod gård og gade Rensning af ventilationskanaler |
2 | Renovering af tag, naturskiffer Renovering af facade mod gård og gade Maling af vinduer mod gård og gade Rensning af ventilationskanaler |
Alternativerne er fremkommet af følgende:
Tagpappet på den flade del er godt medtaget og tagets skiffertegl er revnet flere steder.
Renovering af facader, synlige revner ses mod gaden hvilke skal forstærkes og lukkes for at der ikke trænger fugt ind i konstruktionen.
Da der pga. ovenstående er stillads på bygningen, og dette udgøre en stor post på
budgettet, er anbefalingen at udskifte, alternativt at vedligeholde vinduerne. Rapporten mangler en beregning af omkostningerne ved malervedligeholdelse af vinduerne mod gaden. Denne oplysning kommer senest med til den ekstraordinære generalforsamling.
Endeligt budget og beregning af konsekvenser ved forlængelse/nyt lån vil blive fremlagt på den ekstraordinære generalforsamling.
Bestyrelsen har i dette sammenhæng underskrevet en byggesags-aftale med Datea
Den ekstraordinære generalforsamling afholdes d. 26. Oktober 2016
7. Klubværelser
Status på klubværelserne er at værelse #1 og #3 nu er renoveret. Værelse #7-8 og #9 renoveres i den kommende periode
Håndværkerliste, klubværelser
Maler: Folmer
Hansen / Kåre Scheufens 21 29 62 89
Gulvmand JI gulvservice 41 41 33 41
Tømrer Anders Petersen 26 83 66 23
8. Antenneanlæg / tilbud YouSee
Bestyrelsen har forespurgt YouSee omkring vilkår, således at foreningen har et alternativ til udbyder af TV-signal. Evt. beslutningen omkring TV-signal flyttes til den ordinære generalforsamling i foråret.
9. Forsikring
Vores forsikringsordning gennem Datea har været
udbudt på markedet og ændrer derfor også vilkår fremadrettet. Vores forsikring splittes op og vil være placeret i følgende forsikringsselskaber:
Tryg
Dansk glasforsikring
HDI Dansk forsikring
Alm.
Brand
Vi sparer 7% årligt på forsikringen, mod at vi fremadrettet har en selvrisiko på kr. 5.000,-
Foreningen har gennem de sidste 5 år ikke anmeldt nogen skader til forsikringen.
10. Vandskade
Foreningen har haft en vandskade i Strandboulevarden 158 sttv. hvor vandet er løbet ned gennem Klara Kluk’s toiletter og videre ned i vores vaskeri. Skadeservice Danmark har været ude og måle hvor meget vand/fugt der er i bygningen
og har efterfølgende opsat affugtere i vaskeriet for at udtørre etageadskillelsen.
Bestyrelsen er i fortsat dialog med skadeservice og det antages at skaden kan afhjælpes med affugtning alene.
Husk at holde døre og vinduer
lukket i kælderen, så affugteren kan trække fugten væk fra kælderen. Hvis affugteren ikke kører må I meget gerne tømme vandtanken.
11. Brunata – radiatormålere
Det er tid til at få skiftet batterier i ejendommens varmemålere. Brunata forslår at foreningen i stedet får udskiftet målerne til de nyeste fjernaflæste varmefordelingsmålere
af typen Futura Heat.
Fordele vil være nye målere med 10 års batteritid samt fjernaflæsning af målere
Ulemper vil være at foreningens vandmålere stadig skal aflæses manuelt ved besøg samt en
enkeltudgift på kr. 15.105,-
Brunata kontaktes for tilbud på udskiftning af batterier hvilket ikke fremgår af tilbuddet.
12. Arbejdsdag
Efterårets arbejdsdag blev afholdt søndag d. 25. september og de fremmødte fik blandt andet:
13. Julearrangement
Der afholdes julearrangement i gården
lørdag d. 26. november, med kaffe og æbleskiver
På budgettet kommer Juletræ / julepynt samt belysning til gården
14. Evt.
Sine Høy
Larsen er udtrådt af bestyrelsen i forbindelse med sin fraflytning fra foreningen.
Der er pt. ingen der indtræder i hendes sted.
Næste bestyrelsesmøde afholdes d. 2/11 2016.
Referat fra bestyrelsesmøde 17.08.2016
Dagsorden
Klubværelser
1. Valg af referent og godkendelse af sidste referat
Referat godkendt; bestyrelsesmøde af 21. juni 2016. Ronnie skriver referat.
2. Post og meddelelser
Foreningen har ikke modtaget noget post i perioden.
3. Salg og udlejning
Daniel Rønhave overtager værelse #3 pr. 1. september 2016. Trine værelse #1 har opsagt sit lejemål pr. 1. august, med forventet fraflytning senest 1. september. Veronika værelse #7-8 overtager værelse #1 efter istandsættelsen 1. oktober. Leje kr. 4066,- Værelse tildelt efter anciennitet for eksisterende lejere. Mathilde værelse #2 overtager efter al sandsynlighed værelse #7-8 efter Veronika. Clara ønsker også dette værelse og har højere anciennitet end Mathilde, men da hun fremlejer sit værelse #6 frem til 31. December kan hun ikke opsige dette i perioden. Malene værelse #9 har opsagt sit lejemål pr. 1. September, da hun har fået studieplads i Kolding. Hvis ovenstående rokade bliver gældende, har vi en 2-værelses på 27kvm og en 1-værelses på 15 kvm, til udlejning gennem ventelisten. Sine sælger sin andel til Maria og Mikkel Randersgade 74 1.tv med henblik på sammenlægning.
4. Klara Kluk
Foreningen har modtaget et oplæg til en overtagelse af Klara Kluk fra restaurationsmægleren Carsten Flintegaard da Frank Alberts pludselige bortgang, gør det nødvendigt at finde en ny lejer til Klara Kluk. Den nye lejer Benny Tingkær ønsker at drive Klara Kluk videre, samt på sigt desuden at tilbyde smørrebrød. Dette vil måske være en ændring af kontrakten som vi ikke kan godkende. Desuden lægger kontrakten op til 10 års uopsigelighed til lejer eller at der gives sælger en indtrædelsesret i lejemålet. Pamela (Datea) råder os til alene at godkende en ny lejer på en allonge udarbejdet af DATEA A/S, med vilkår som er i henhold til den nuværende lejeaftale. Vi afventer svar fra restaurationsmægleren, på mail af 2. august med vores betingelser i forhold til deres ønsker.
5. Altaner
Altanudvalget har undersøgt kommunens regler, og Københavns kommune er ikke afvisende i forhold til opsætning. Vores bygning er bevaringsværdig værdi 5, og der er ingen servitutter på ejendommen. Kommunen tager først stilling ved ansøgningen og Altan.dk kontaktes derfor for et løsningsforslag, vi kan gå videre med.
6. Ny vedligeholdelsesplan
Bestyrelsen arbejder videre på at opstille tre forskellige alternativer til afstemning på generalforsamlingen. Nyt møde med Gaihede arrangeres med henblik på yderligere rådgivning af vores tre valgte alternativer. Foreløbigt er alternativerne følgende:
1 Renovering af tag, naturskiffer
Etablering af dræn langs facader
Renovering af facade mod gård og gade
Udskiftning af vinduer mod gård og
gade
Rensning af ventilationskanaler
2 Renovering af tag, naturskiffer
Renovering af facade mod gård og gade
Udskiftning af vinduer mod gade
Rensning af ventilationskanaler
3 Renovering af tag, naturskiffer
Renovering af facade mod gård og gade
Rensning af ventilationskanaler
7. Klubværelser
A. Istandsættelse af klubværelser
Renoveringen af værelse #3, er påbegyndt i uge 32 og der
vil derfor være støjgener i dagtimerne. I den kommende periode vil værelserne #1, #7-8, #9 og muligvis værelse #2 istandsættes grundet intern rokering eller fraflytning. Herefter vil værelse #4-5 og #6 mangler istandsættelse.
Renoveringerne af værelserne er kommet noget hurtigere end forventet i år. Lejen for værelserne stiger med 25%, fra 1.200,- til 1.500,- pr. kvm. pr. år, i samme omgang. Tilbagebetalingstiden på værelserne forventes, med
nuværende leje, at være omkring 5 år.
B. Fremleje af værelser
Clara værelse #6 fremlejer i perioden 1. september til 31. december pga. praktikophold. Sara værelse #4-5 fremlejer i en periode på et halvt
år pga. studie i Tyskland. Bestyrelsen afventer lejekontrakt for endelig godkendelse.
C. Håndværkerliste, klubværelser
Maler: Folmer Hansen / Kåre Scheufens 21 29 62 89
Gulvmand JI gulvservice 41 41 33 41
Tømrer
Anders Petersen 26 83 66 23
8. Andelsnet/Østerbro antenneforening
Alle i foreningen har modtaget en opkrævning på kr. 107,- fra Andelsnet for grundpakken. Beløbet er ikke det rigtige da vores administrator har overset en mail, og dermed ikke svaret rettidigt til Andelsnet ang. TV-pakker hos den enkelte. Ligeledes er informationsskrivelse ikke udsendt til andelshaverene, hvilken vi beklager meget.
9. Arbejdsdag
Efterårets arbejdsdag afholdes søndag d. 25. september og gårdudvalget har fremlagt følgende punkter til dagen:
10. Evt. Bestyrelsen indhenter tilbud på maling af gangarealerne på 5. Sal i forbindelse med renovering af klubværelserne. Maria Willemoes indtræder i gårdudvalget i stedet for Sine Høy Larsen.
Næste bestyrelsesmøde afholdes 12. oktober 2016.
Referat fra bestyrelsesmøde 21.06.2016
1. Valg af referent og godkendelse af sidste referat
Referat godkendt; bestyrelsesmøde af 5. april 2016.
Ronnie skriver referat.
2. Post og meddelelser
Foreningen har ikke modtaget noget post i perioden.
3. Salg og udlejning
Kristoffer har opsagt værelse nr. 3 pr. 1 juli. Værelset forventes ledigt fra 1. august.
Sine Høy Larsen, Strandboulevarden 158, 1.tv har valgt at sælge sin andel. Andelen kommer formentlig til salg ved udgangen af måneden.
Beboere på den interne venteliste vil blive kontaktet af enten Sine eller bestyrelsen.
4. Altaner
Altanudvalget har undersøgt mulighederne ved firmaet ALTAN.DK, hvor de mener at vi ikke får lov pga. bygnings udsmykning/detaljer. Der er herefter taget kontakt til Københavns Kommune, angående
forhåndsgodkendelse af om vi kan få altaner på vores bygning.
Vi afventer derfor svar fra kommunen, for at kunne komme videre i forløbet.
5. Rensning af ventilationskanaler
Opgaven med at rense ventilationskanalerne i ejendommen, overgår til budgettet for vedligeholdelsesplanen og udskydes hermed. Grunden til dette er, at de kontaktede firmaer skal have adgang til taget, og dermed faldsikring for deres medarbejdere. Det giver derfor mere mening at udsætte arbejdet til vi alligevel skal have stillads på bygningen. Se pkt. 6
6. Ny vedligeholdelsesplan
Gaihede har gennemgået hele ejendommen for at klarlægge omfanget af kommende vedligeholdelser.
Ejendommen er generelt i udmærket stand, da foreningen har fulgt den tidligere udarbejdet plan til punkt og prikke. Det udvendige af ejendommen trænger dog til fornyelse/renovering da levetiden på flere ting såsom tag, vinduer mm.
er skønnet til under 5 år uden vedligeholdelse.
Rapporten beskriver i hovedpunkter følgende:
Bestyrelsen er ved at sammenstykke to forslag som vil blive fremlagt på en kommende ekstraordinær generalforsamling.
Økonomien skal selvfølgelig
hænge sammen, og vi regner derfor på flere muligheder førend forslagene kan fremlægges.
7. Klubværelser
8. Evt.
Klara Kluk har alt for ofte døren stående åben, hvilke ikke er
tilladt, efter tidligere påbud fra Københavns Kommune.
Klara Kluk kontaktes således at de huske dette forhold.
Referat fra bestyrelsesmøde 05.04.2016
1. Valg af referent og godkendelse af sidste referat
Referat godkendt; bestyrelsesmøde af 16. Februar 2016. Ronnie skriver referat.
2. Arbejdsdag – Planlægning
sammen med Gårdudvalget
Arbejdsdagen afholdes søndag d. 1. Maj. Udvalget og bestyrelsen har et ønske om at omdanne ”værkstedet” til et værksted med arbejdsbord og bedre belysning. Derudover at
etablere plantekasser på hjul, med bl.a. krydderurter. Følgende arbejdsopgaver er planlagt
Skift batterier på røgalarmer
Rengøring af vaskekælder og tørrerum
Fylde miljøskab Grundig oprydning
i værkstedet
Feje i cykelskuret
Feje i kælder mellemgangen
Rengøring af grill
Samle plantekasser
Etablering af lys i værkstedet
Sætte bordplade op i værksted
Vaske borde, bænke og
stole af Rengøre tørresnore
Oprydning opgange/opslagstavler
Sætte krog på gelænder
Vaske låg på sandkassen
Klargøring af grill
Etablering af plantekasser med krydderurter og blomster
i gården
Gårdudvalget fremlægger et budget for arbejdsdagen, som herefter sendes til godkendelse hos bestyrelsen.
3. Konstituering af bestyrelse, ansvarsgrupper og arbejdsgange.
Formand Ronnie Blaabjerg-‐Mølbæk,
Salg og udlejning
Næstformand Maria Willemoes, Salg og udlejning
Winnie Ebsen, Salg og udlejning
Sanne Dam Stage, Vedligehold
Frederik Hvid Mortensen, Vedligehold
Sine Høy Larsen, Vedligehold
Kassérposten udgår
midlertidigt
4. Post og meddelelser
Foreningen har modtaget flere reklamer ang. udskiftning af vinduer, renovering af gård etc. Disse gemmes til eventuelt fremtidigt brug.
5. Salg og udlejning
Der er i perioden fra sidste møde ikke modtaget ønsker om fraflytning.
6. Generalforsamling
Bestyrelsen vil gerne takke for det store fremmøde ved generalforsamlingen. Ligeledes en stor tak til Jacob
og Trine for at lægge hus til med meget kort varsel. Referatet fra generalforsamlingen kommer med posten.
7. Altanprojekt
På generalforsamlingen var der enighed om at undersøge mulighederne for etablering
af altaner. Følgende altanudvalg blev nedsat: Frederik Hvid Mortensen, Jacob R. Hirsh og Mikkel Christophersen Udvalget holder bestyrelsen underrettet.
8. TV-‐signal / udbyder
Bestyrelsen undersøger løbende
TV-‐udbydere og er således opmærksomme på ændringer i markedet. Beslutning om en eventuelt ændring af udbyder udskydes til senere på året.
9. Vedligeholdelsesplan – Gaihede
Foreningen har modtaget en rapport fra Gaihede, efter deres gennemgang af vores ejendom. I rapporten er de mulige indsats områder vi skal fokusere på, med hensyn til vedligeholdelse eller udskiftning beskrevet. Bestyrelsen vil i samråd
med Gaihede lave en prioriteret flerårig vedligeholdelsesplan, ved et kommende møde.
10. Skema – Vedligeholdelse andelshaver/andelsforening
Bestyrelsen vil på en kommende arbejdsdag for bestyrelsen
begynde at udarbejde et skema angående vedligeholdelse på baggrund af vedtægterne. Grundlaget / ideen kommer fra vores administrator der har forelagt os et skema fra en anden forening. Skemaet vil gøre det nemmere for andelshaverne
og bestyrelsen, at se præcist hvad foreningen dækker vedligeholdelsesmæssigt, og hvad den enkelte andelshaver er ansvarlig for.
11. Gårdsammenlægning
Gårdsammenlægningen er sat i
bero indtil gårdsammenlægningsudvalget får undersøgt om Q-‐ management overhovedet kan/må sælge tangen mellem foreningerne. Alternative undersøges muligheden for en ”langtidsleje” af området.
12. Arbejdsdage -‐ Bestyrelse
Bestyrelsen er blevet enige om at komme en administrativ pukkel til livs, ved at afholde bestyrelses arbejdsdage. Målet for i år er at få færdiggjort følgende:
Beboerhåndbog
Bestyrelseshåndbog
Skema med vedligeholdelsesansvar
Retningslinjer for fraflytning af klubværelser.
Arkivskab, gennemses for gamle arkiver der evt. skal gemmes.
13. Evt.
Klara kluk er i gang med at støjisolere deres lokaler, efter at kommunen har konstateret at støjniveauet ligger over grænseværdierne. Når arbejdet er færdiggjort vil kommunen foretage nye støjmålinger. Der
kommer i nærmeste fremtid vinduespudsning af foreningens vinduer på for-‐ og bagtrapper.
Referat fra bestyrelsesmøde 16.02.2016
1. Valg af
referent og godkendelse af sidste referat
Referat godkendt; bestyrelsesmøde af 13. januar 2016. Ronnie skriver referat.
2. Post og meddelelser
Foreningen har ikke modtaget nogle breve / meddelelser
i perioden fra sidste møde. Punktet er således behandlet.
3. Salg og udlejning
Der er ingen ændringer siden sidste møde. Sara er som nævnt i sidste referat flyttet ind på værelse
4-‐5 pr. 1. februar.
4.Udskiftning af varmemålere
Ved sidste varmeaflæsning, blev det konstateret at flere målere var defekte. Bestyrelsen indhentede tilbud på en samlet udskiftning af de defekte
målere. Disse er netop udskiftet, med undtagelse af 3 styk. De resterende målere udskiftes efter aftale med de berørte beboere, som gerne skulle have fået besked.
5. Gårdsammenlægning
Angående
gårdsammenlægningen har bestyrelsen kontaktet den valuar der værdisatte ejendommen, (mere herom til generalforsamlingen), med henblik på at undersøge om Q management må sælge en del af deres areal for kommunen. I
bekræftende fald vil vi give et bud på ”tangen” i midten af gården, og gå i forhandling om at købe denne del til brug i gårdsammenlægningen. Tangens areal er omkring 42m2.
6. Generalforsamling
Generalforsamlingen afholdes d. 8. marts, Randersgade 74. Officiel indkaldelse kommer med posten i næste uge sammen med årets regnskab.
7. Budget 2016
Bestyrelsen gennemgik sidste års regnskab sammen
med afdelingens revisor. Budgettet for 2016 blev gennemgået i forhold til forventede udgifter og indtægter. Mindre rettelser i forhold til sidste års budget.
8. Vedligeholdelsesplan
Vedligeholdelsesplan
udarbejdes af byggesagkyndig i samarbejde med bestyrelsen. Planen bliver en flerårs køreplan, der gerne skulle bygge videre på de sidste mange års generelle vedligehold af ejendommen. Rapporten giver os mulighed for at planlægge
fremtidigt arbejde, således af der helst ikke skulle komme større uforudsete regninger i den forbindelse.
9. Evt.
Punktet udgår da emnerne allerede er diskuteret under de andre punkter på dagsordenen.
Referat fra bestyrelsesmøde 13.01.2016
Referatet gennemgået.
Der er ikke modtaget nogen post siden forrige bestyrelsesmøde.
Klara Kluks kontrakt er blevet gennemgået. De har ”afståelsesret” og foreningen har ikke mulighed for at opsige lejemålet, også selvom det ville være til egen brug.
Anne og Frederik har taget kontakt til kommunen, da støjgenerne fra Klara Kluk har taget til. De har fået målt støjniveauet, og konklusionen er at der skal lydisoleres i hjørnet og ud til Randersgade. Udgangspunktet er at ændringerne skal være udført i starten af februar, men kommunen, Frederik og ejeren Frank er i tæt dialog.
Værelse 4-5 udlejes pr. 1. februar til Sara.
Klubværelsernes køkkener er blevet renoveret og ser fine ud, dog er der enkelte ting, der skal lige skal finpudses, før arbejdet er helt afsluttet..
Vi har haft en VVS’er ude og ordne et stoppet afløb på værelse 2 og 3’s badeværelse.
Vi får
tømt skrald fredag morgen og igen mandag eftermiddag/aften/tirsdag morgen. Der er taget kontakt til Københavns Kommune for at få ændret afhentningstidspunkt, hvilket de som udgangspunkt har afvist med begrundelsen, at de har 100 kunder
så det er ikke muligt at få tidspunktet ændret. Hvis problemerne fortsætter, skruer vi bissen på!
Da containerne i gården kan nå at blive overfyldte i løbet af weekenden, opfordres foreningens beboere
til at lukke deres skraldeposer, før de stilles på jorden. Endnu bedre ville det være, hvis vi alle tager ansvar og sørger for, at alt skrald kommer i de sorte sække. Dette er for at forhindre, at skrald bliver spredt på
tværs af gården når skraldemændene tager poserne med.
Razziaen er gennemført. Da der er begrænset plads i cykelskuret opfordres beboerne til at kun have cykler stående, der bruges.
Der tages kontakt til Datea for rådgivning i en evt. prissætning af tangen mhp. at købe denne.
Der skal formuleres dagsorden til generalforsamlingen.
Generalforsamlingen bliver d. 8/3 kl.19.30 hos Anne og Frederik, Randersgade 74 stuen.
Vi
laver snarest en tilmelding på Facebook, sørg derfor for at melde tilbage.
Vi har fået aflæst vand og varme. Det viste sig at flere målere rundt om i lejlighederne er gået i stykker og skal skiftes. Der arbejdes på at få en samlet pris for udskiftningen og få arrangeret at udskiftningerne vil finde sted i løbet af en enkelt dag. Der vil på samme måde som ved aflæsningen være mulighed for, at aflevere en nøgle ved Winnie, hvis man ikke selv har mulighed for at være hjemme.
Bestyrelsen har fra Datea fået navne på virksomheder, der udfører vedligeholdelsesplaner. Der indhentes tilbud fra de forskellige virksomheder med henblik på at få udført en plan.